Dział I – Ogólny

  1. Organizatorem Wiosennego Balu Cosplayowego , zwanego dalej Balem, jest Ewa Jarzyna, zwana dalej Organizatorem, a organizatorem instytucjonalnym Fundacji Popcooltura (REGON: 362703936, NIP: 8952054680, KRS: 0000579531) mieszcząca się przy ul. Ostrowska 2/9 51-005 Wrocław
  2. Bal odbywa się w dniu 10.04.2021 od godziny 17:00 do godziny 00:00 11.04.2021 przy Pomorskiej 51 (Patio AHE) w Łodzi. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokacji oraz ceny jeśli uzna, że to polepszy status Balu.
  3. Bal nie jest imprezą o charakterze masowym, jest imprezą zamkniętą i nie podlega pod ustawę dotyczącą ich
  4. Miejscem noclegu jest Szkoła Podstawowa nr 36 im. Zenona Wasilewskiego w Łodzi przy ul. Więckowskiego 35, 90-734 ŁódźUczestnik – osoba nabywająca prawa do uczestnictwa w imprezie na określonych przez organizatora warunkach.
    Wejściówka – bilet określający prawo do wejścia na teren balu, nabywając go na określonych przez organizatora warunkach
    Nocleg – miejsce do nocowania przeznaczone dla uczestników, także dalej nazywany zamiennie sleepem.
    Limit miejsc – maksymalna liczba uczestników ustalona przez organizatora

Dział II – Warunki

  1. Uczestnikiem są osoby, które poprawnie wypełnią i wyślą formularze zgłoszeniowe zamieszczone na stronie oraz zostaną zakwalifikowane do wzięcia udziału w Balu. Ponadto muszą wpłacić bilet w wysokości 70 zł na podane konto w oznaczonym terminie jako bezzwrotną kaucję tj do 5 dni po otrzymaniu maila z informacją o zakwalifikowaniu się. Uczestnik może również przesłać potwierdzenie wpłaty wraz z informacją z jakim strojem został przyjęty w celu szybszej identyfikacji
  2. Organizator ma prawo nie przyjąć stroju bez podania przyczyny.
  3. Po zaksięgowaniu wpłaty uczestnik zostaje dodany do grupy organizacyjnej imprezy.
  4. Każdy uczestnik przy odesłaniu zgłoszenia powinien dodać odpowiednie grafiki przedstawiające strój lub rysunki. Jeśli będzie to własna interpretacja danej postaci tj. przerobioną na balową należy wziąć pod uwagę, że jakość rysunku będzie też miała znaczenie przy wyborze stroju aby organizator nie miał problemu rozpoznaniu postaci.
  5. Zgłoszenia rozpoczną się 19.09.2020 i trwać będą do 31.12.2020 Do 15.01.2021 zostaną nadesłane maile mówiące o statusie zgłoszenia.
  6. Każdy uczestnik zobowiązuje się do dnia 01.04.2021 nadesłać na adres email zdjęcia podglądowe progresu(stanu przygotowania) stroju (min 75%). W przeciwnym razie może zostać skreślony z listy uczestników 
  7. Zadatek nie zwrócony pokrywa poniesione przez organizatora koszta związane z niewywiązaniem się uczestnika z zasad i zostaną z tego pokryte m.in. materiały reklamowe oraz inne atrakcje.
  8. W przypadku nie uiszczenia opłaty ich zgłoszenie także przepada.
  9. Uczestnicy mają prawo zostać w miejscu noclegowym w godzinach 23:00 10.04.2021 do 10:00 11.04.2021. Na miejscu będą udostępnione sanitariaty wraz z natryskami.
  10. Ilość miejsc jest ograniczona.
  11. Uczestnicy wyrażają zgodę na publikowanie wizerunku w trakcie i po imprezie w celach promocyjnych oraz konkursowych.
  12. Media, których zgłoszenia zostaną zaakceptowane otrzymają wzór umów medialnych do podpisania i odesłania na adres korespondencyjny, adres mailowy lub do potwierdzenia innym kanałem przesyłu wiadomości tekstowych.
  13. W cenie wejścia wliczone jest:
  • Atrakcja Balu
  • Nagrody częściowo ufundowane przez Sponsorów
  • Bufet
  • Nocleg wraz z sanitariatami
  • Przewóz do miejsca noclegu

 

Dział III – Zasady

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenia wynikające z winy uczestników. Koszty napraw ponoszą uczestnicy, którzy przyczynili się do zniszczenia mienia.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ubytki zdrowotne i/lub śmierć w trakcie lub do 6 miesięcy po Balu. Uczestnicy we własnym zakresie powinni ubezpieczyć się na czas trwania Balu.
  3. Uczestnikom zabrania się spożywania alkoholu zarówno w trakcie trwania Balu jak i w czasie przebywania w sleepie. Osoby nakryte z alkoholem lub pod wpływem alkoholu zostaną usunięte natychmiast z terenu Balu/sleepa bez możliwości zwrotu opłaty wstępu. W razie drastycznych wypadków zostaną wezwane odpowiednie władze. To samo tyczy się wszelkiego rodzaju środków odurzających czy psychotropowych.
  4. Każdy uczestnik zobowiązany jest do traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z terenu imprezy i zgłoszeniem sytuacji do odpowiednich służb.
  5. Zwroty zostaną zrealizowane jedynie w przypadku odwołania eventu ze względu na sytuację epidemiologiczną.
  6. Na terenie imprezy zabroniona jest agitacja polityczna.

Dział IV – Postanowienia Końcowe

  1. Organizator ma prawo do zmiany regulaminu o czym ma obowiązek poinformować uczestników w terminie nie dłuższym jak 3 dni robocze od nastąpienia zmian.
  2. W kwestiach nieobjętych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa Rzeczypospolitej Polskiej które jest nadrzędne, później respektowane jest zdanie organizatora.