Dział I – Ogólny

  1.           Organizatorem Wielkiego Balu Cosplayowego , zwanego dalej Balem, jest Ewa Jarzyna, zwana dalej Organizatorem, a organizatorem instytucjonalnym Fundacji Popcooltura (REGON: 362703936, NIP: 8952054680, KRS: 0000579531) mieszcząca się przy ul. Ostrowska 2/9 51-005 Wrocław
  2.           Bal odbywa się w dniu 11.09.2021 od godziny 17:00 do godziny 00:00 12.09.2021 przy Pomorskiej 21 w Łodzi. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokacji oraz ceny jeśli uzna, że to polepszy status Balu.
  3.           Bal nie jest imprezą o charakterze masowym, jest imprezą zamkniętą i nie podlega pod ustawę dotyczącą ich
  4.           Miejscem noclegu jest Szkoła Podstawowa nr 36 im. Zenona Wasilewskiego w Łodzi przy ul. Więckowskiego 35, 90-734 Łódź

Uczestnik – osoba nabywająca prawa do uczestnictwa w imprezie na określonych przez organizatora warunkach.

Wejściówka – bilet określający prawo do wejścia na teren balu, nabywając go na określonych przez organizatora warunkach

Nocleg – miejsce do nocowania przeznaczone dla uczestników, także dalej nazywany zamiennie sleepem.

Limit miejsc – maksymalna liczba uczestników ustalona przez organizatora

 

Dział II – Warunki

  1.           Uczestnikiem są osoby, które poprawnie wypełnią i wyślą formularze zgłoszeniowe zamieszczone na stronie oraz zostaną zakwalifikowane do wzięcia udziału w Balu.
    W odpowiedzi zwrotnej uczestnik otrzyma dalsze instrukcje dotyczące przyjęcia zgłoszenia. Ponadto muszą wpłacić zadatek w wysokości 80 zł na konto podane w odpowiedzi na zaakceptowane zgłoszenie.
  2.            Uczestnik może również przesłać potwierdzenie wpłaty wraz z informacją z jakim strojem został przyjęty w celu szybszej identyfikacji
  3.           Organizator ma prawo nie przyjąć stroju bez podania przyczyny.
  4.           Po zaksięgowaniu wpłaty uczestnik zostaje dodany do grupy organizacyjnej imprezy.
  5.           Każdy uczestnik przy odesłaniu zgłoszenia powinien dodać odpowiednie grafiki przedstawiające strój lub rysunki. Jeśli będzie to własna interpretacja danej postaci tj. przerobioną na balową należy wziąć pod uwagę, że jakość rysunku będzie też miała znaczenie przy wyborze stroju aby organizator nie miał problemu rozpoznaniu postaci.
  6.           Zgłoszenia rozpoczną się 09.04.2021 i trwać będą do 1.05.2021 Do 15.05.2020 zostaną nadesłane maile mówiące o statusie zgłoszenia.
  7.           Każdy uczestnik zobowiązuje się do dnia 15.08.2021 nadesłać na adres email zdjęcia podglądowe progresu(stanu przygotowania) stroju (min 75%). W przeciwnym razie może zostać skreślony z listy uczestników a zadatek nie zostanie zwrócony. Uczestnik również zobowiązuje się do nadsyłania do 01.09.2021 zdjęć gotowego już stroju.
  8.           Zadatek nie zwrócony pokrywa poniesione przez organizatora koszta związane z niewywiązaniem się uczestnika z zasad i zostaną z tego pokryte m.in. materiały reklamowe oraz inne atrakcje.
  9.           Uczestnicy którzy spełnili punkt 4 regulaminu proszone są o uiszczenie pozostałej kwoty 40 zł na podane wcześniej konto do 1.09.2021, co nadaje im prawo pełnego uczestnictwa w imprezie.
  10.           W przypadku nie uiszczenia opłaty ich zgłoszenie także przepada.
  11.           W cenie wejścia wliczone jest
                        Atrakcja Balu
                        Nagrody częściowo ufundowane przez sponsorów
                        Bufet
                        Nocleg z dostępem do sanitariatów
                        Przewóz do miejsca noclegu
     
  12.         Uczestnicy mają prawo zostać w miejscu noclegowym w godzinach 23:00 11.09.2021 do 10:00 12.09.2021. Na miejscu będą udostępnione sanitariaty wraz z natryskami.
  13.         Ilość miejsc jest ograniczona.
  14.         Uczestnicy wyrażają zgodę na publikowanie wizerunku w trakcie i po imprezie w celach promocyjnych.
  15.         Media, których zgłoszenia zostaną zaakceptowane otrzymają wzór umów medialnych do podpisania i odesłania na adres korespondencyjny, adres mailowy lub do potwierdzenia innym kanałem przesyłu wiadomości tekstowych.
  16.         W przypadku dużej ilości osób zostanie utworzona lista rezerwowa.
  17.  Zwrot pozostałej kwoty mogą zostać zwrócone po zgłoszeniu się uczestnika nie później niż do 01.08.2021

Dział III – Zasady

  1.           Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenia wynikające z winy uczestników. Koszty napraw ponoszą uczestnicy, którzy przyczynili się do zniszczenia mienia.
  2.           Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ubytki zdrowotne i/lub śmierć w trakcie lub do 6 miesięcy po Balu. Uczestnicy we własnym zakresie powinni ubezpieczyć się na czas trwania Balu.
  3.           Uczestnikom zabrania się spożywania alkoholu zarówno w trakcie trwania Balu jak i w czasie przebywania w sleepie. Osoby nakryte z alkoholem lub pod wpływem alkoholu zostają usunięte natychmiast z terenu Balu/sleepa bez możliwości zwrotu opłaty wstępu. W razie drastycznych wypadków zostaną wezwane odpowiednie władze. To samo tyczy się wszelkiego rodzaju środków odurzających czy psychotropowych.
  4.           Każdy uczestnik zobowiązany jest do traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z terenu imprezy i zgłoszeniem sytuacji do odpowiednich służb.
  5.           Na terenie imprezy zabroniona jest agitacja polityczna.

Dział IV – Postanowienia Końcowe

  1.           Organizator ma prawo do zmiany regulaminu o czym ma obowiązek poinformować uczestników w terminie nie dłuższym jak 3 dni robocze od nastąpienia zmian.
  2.           W kwestiach nieobjętych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa Rzeczypospolitej Polskiej które jest nadrzędne, później respektowane jest zdanie organizatora.